Lesezeit: 3 min Downloads: 2 Suchbegriffe: Prozesse, Optimierung, Effizienz

HR Prototyping: Prozesseffizienz auf Knopfdruck

Prozessoptimierung: Ein Evergreen. In HR genauso wie in allen anderen Unternehmenseinheiten. Und daran wird sich auch in den nächsten Jahren nichts ändern.

Früher haben Prozessoptimierungsprojekte Unsummen verschlungen und eine gefühlte Ewigkeit gedauert. 12 Monate und mehr waren keine Seltenheit. Es waren die Lieblingsprojekte großer Beratungshäuser. Hochprofitabel und langläufig.

Heute geht Prozessoptimierung mit dem richtigen Mindset und zeitgemäßen Instrumenten nahezu auf Knopfdruck. Willkommen im Prototyping Zeitalter. Willkommen in der modernen HR Welt.

Die Chancen für HR beim Thema Prozess Prototyping

Schnelle Erfolge: Weniger ist oft mehr. Verzicht auf die Dokumentation der Ist-Prozesse in epischen Workshopserien. 3 Stunden pro Prozess. Fertig. Nächster Prozess.
Zeitgemäße Partizipation: Prozesse werden gemeinsam mit den HR Verantwortlichen in kleinen Gruppen optimiert. HR ist im Lead und übernimmt Verantwortung.
Hohe Kundenfokussierung: Neben der Effizienz auch die wichtigsten Kunden- und Bewerberbedürfnisse reflektiert. Das macht HR umgehend erlebbarer und attraktiver.
Einfacher Wissenstransfer: Vermittlung der wichtigsten Prototyping Instrumente und Methoden für zukünftige Optimierungen der Prozesslandschaft durch HR.

Die Ziele des Prototypings

Warum kompliziert, wenn’s auch einfach geht

Wir haben sie alle gesehen: Prozessdokumentationen mit monströsem Detaillierungsgrad. Mal als Swimlane, mal als Flussdiagramm, meistens in BPMN oder ARIS modelliert. In jedem Fall viele bunte Kästchen mit Informationen über die Prozessschritte, das IT System und die Organisation.

Harmonisierung und Optimierung war das angestrebte Ziel. Verwirrung und Nichtnutzung meist das Ergebnis. Das ist schade und muss nicht sein.

Die wichtigsten Anforderungen bei der Prozessoptimierung:

Verständlichkeit: Prozessdokumentation müssen auf einer Seite abbildbar, leicht verständlich und aus Nutzersicht attraktiv sein. Sonst werden sie schlichtweg nicht genutzt.
Kundenperspektive: Optimierungen müssen die Kundensicht reflektieren. Denn die Kunden entscheiden über den Erfolg oder Misserfolg des HR Prozesses.
Ergebnisorientierung: Denken Sie nicht in Kern-, Teil-, oder Unterstützungsprozessen. Denken Sie in Lieferobjekten; also das, was der Kunde von HR bekommen soll.
Vorlagen: Neben dem Prozess unbedingt die jeweiligen Formulare und Templates überarbeiten. Es sind quasi die Visitenkarten des Prozesses. Je attraktiver, desto besser.

Moderne Prozessdokumentation auf einer Seite

Methodenset: Wirkung erzielen, Freude haben

Beim HR Prozess Prototyping kommen moderne und interdisziplinäre Methoden und Instrumente aus dem Design Thinking und Scrum Umfeld zum Einsatz.

Erlaubt ist, was gefällt und womit die HR Teams am besten arbeiten können, rational und emotional. Die Ideen für alle Teilnehmer greifbar und sichtbar zu machen steht im Zentrum der Methodenauswahl.

Exemplarisch Methoden und Best Practices im Überblick:

Role Play oder Customer Journey: Erfassen und reflektieren die emotionale Erfahrung eines HR Kunden im Zuge eines Prozesses und zeigen wichtige Verbesserungen auf.
Wire Frames: Definieren die Benutzeroberfläche und die funktionalen Abläufe digitaler HR Produkte wie Apps oder Webservices. Sie sind quasi das Skelett eines Userinterface.
Rapid Prototyping: In schnellen Iterationsschleifen wird definiert, was sich morgen, was in 2 Wochen und was sich in 2 Monaten ändern wird. Je ambitionierter, desto besser.
Sketches oder Storyboards: Veranschaulichen Ideen und bilden eine klasse Grundlage für die Diskussion im HR Team und das Kreieren neuer Ideen.

HR Prozess Prototyping Workshops mit den Prozessverantwortlichen

Ihr Nutzen und der Mehrwert für die HR Organisation

Extrem schnelle und kostengünstige Prozessoptimierung

Methoden-Know-how als Hilfe zur Selbsthilfe

Prozessdokumentationen, die funktionieren

Moderner und integrativer Ansatz

Schnelle Lern- und Entwicklungszyklen

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