Lesezeit: 4 min Download: 1 Suchbegriffe: Prozessoptimierung, Personalprozesse, Effiziente HR Prozesse

HR Prozesse: Exzellenz und Augenhöhe beginnt im Kopf

Jeder Personalleiter kennt das: Die Geschäftsführung, gern auch der CFO, fordern mehr Effizienz in der Personalabteilung. Gemessen an den anderen Stabsfunktionen ist man personell zu breit aufgestellt, heisst es.

Schaut man aber in den eigenen HR Bereich und fragt die Mitarbeiter arbeiten alle bereits am Anschlag und die Überstunden häufen sich. Dazu kommt meist ein starker Betriebsrat der idealerweise in alle Vorgänge involviert werden will, der Einführung neuer Software aber eher skeptisch gegenübersteht.

Was also tun?

Zur Beruhigung. So oder so ähnlich geht es 90% der Personalabteilungen in mittleren bis großen Unternehmen in Deutschland.

Die Lösung: Auf Basis unser Erfahrungen aus über 30 HR Projekten haben wir ein Vorgehen zur HR Prozess Exzellenz entwickelt, welches Fragen zum Thema Effizienz der HR Prozesse leichtgängig auflöst.

HR Tätigkeiten unterscheiden

Tätigkeiten in HR lassen sich in 3 Kategorien einteilen: Produkte, Individualleistungen und Projekte
HR Produkte sind wiederkehrende HR Leistungen. Sie sind das Ergebnis eines HR Prozesses (Beispiel: Zeugnis)
Zu jedem HR Produkt gehört genau ein HR Prozess
Individualleistungen sind komplexe Fragestellungen zu denen kein Standardvorgehen existiert (z.B. Porsche des Vorstands)
HR Projekte sind zeitlich begrenzt und einmalig
Diese Unterscheidung ist entscheidend für die Strukturierung der HR Tätigkeiten

HR Produkte & Prozesse strukturieren

Durch die Einteilung der HR Produkte & Prozesse in verschiedene Kategorien wird die Komplexität beherrschbar
Die Einteilung kann nach thematischen Produktgruppen oder im Sinne des Mitarbeiterlebenszyklus vorgenommen werden
In einigen Unternehmen werden für diese Kategorisierung auch Prozesslandkarten verwendet
Wichtig ist in erster Linie die Übersichtlichkeit über die rund 250 HR Produkte und HR Prozesse
Ohne diese Transparenz über das HR Portofolio ist jede Optimierung sinnlos

Transparenz durch Kennzahlen schaffen

Neben der Strukturierung der HR Produkte & Prozesse werden zu jedem HR Produkt die wichtigsten Kennzahlen erfasst
Neben der Beschreibung des Lieferergebnisses (Qualität und Eigenschaften), werden die Kapazitätsbindung (FTE) und weitere qualitative Kennzahlen (u.a. Sichtbarkeit beim Kunden, strategische Bedeutung, Reifegrad) hinterlegt
Zur Erfolgsmessung werden bei wichtigen Produkten KPI’s hinterlegt
Bei hohen Einsparzielen erfolgt eine Einordung in „must-have“, „should-have“ und „nice-to-have“ Produkte

Entscheidungssicherheit durch Pareto

Die Verteilung der Kapazitäten (FTE) der HR Organisation folgt einer einfachen Logik: 20 Prozent der HR Produkte & Prozesse (ca. 40) binden 80 Prozent der HR Kapazitäten (FTE)
Dieses sogenannte Pareto-Prinzip gilt in jeder HR Organisation. Diese Tatsache und die genaue Zuordnung der Kapazitätsbindung (FTE) je HR Produkt ermöglicht die Priorisierung der echten Kapazitätstreiber
Die Prozesse mit dem größten Effizienzpotential werden zuerst optimiert (Quick-Wins)

HR Kernprozesse optimieren

Prozessoptimierung ist kinderleicht. Wenn man weiß wo man ansetzen muss
Ansätze gibt es hierzu viele, um hier nur einige zu nennen: Eliminierung, End-to-End, Verschlankung, Neuordnung, Verlagerung, Automation, Zentralisierung, systemtechnische Unterstützung, Horizontale und vertikale Integration sowie Reduktion der Schnittstellen
Allen Optimierungsmethoden ist gemein das bei der Verbesserung stets die fachlichen Anforderungen und die Kundenbedürfnisse berücksichtigt werden müssen
Die aus unser Erfahrung schnellste und beste Methode für die Optimierung ist: HR Prototyping

Ressourcen steuern

Was oft unterschätzt wird: Das HR Geschäft unterliegt starken Schwankungen in der Nachfrage. Sowohl saisonal als auch durch die Abhängigkeit von Unternehmensentscheidungen und der Neugewichtung von Prioritäten
Diesen Schwankungen von teilweise 20 Prozent im tatsächlichen Bedarf an HR Mitarbeitern kann nur durch einen agile und flexible Steuerung begegnet werden
Die zuvor gewonnene Transparenz über die HR Produkte & Prozesse wird für das aktive Management von Aufträgen, Zeit und Ressourcen genutzt (Auftrags- und Ressourcensteuerung – HR Total Workforce Management)
Permanente Überlastungen und Überstunden bei den HR Mitarbeitern gehören so der Vergangenheit an

Je nach Reifegrad Ihrer HR Organisation können Sie in jedem der 6 Schritte einsteigen. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Verortung des Status Quo.

Mit der Transparenz und dem aktivem Management der 250 HR Produkte & Prozesse machen sie das Licht an, damit jeder sehen kann was Personal alles leistet.

Durch HR Prozess Exzellenz werden Sie zukünftige Diskussionen zum Thema Effizienz immer auf Augenhöhe führen.

HR Prozessoptimierung kreist seit vielen Jahren auf unserer innersten Umlaufbahn.

Profitieren Sie von unser Erfahrung und Expertise aus zahlreichen HR Transformationen im DAX und bei mittelständischen Unternehmen.

Ihr Nutzen und der Mehrwert für die HR Organisation

Effiziente Personalprozesse

Schnelle Erfolge in der Umsetzung

Verbesserung der Handlungsfähigkeit

Dauerhafte Transparenz in den HR Prozessen

Steuerungsfähigkeit bei schwankendem Kapazitätsbedarf (FTE)

„Unser HR Projekt mit den Schwarzen Falken war Live-Beratung mit mess-, spür- und sichtbaren Ergebnissen.

Tiefe HR Expertise in Kombination mit Methoden aus der neuen HR Welt. Freude und Begeisterung beim HR Team. Große und erlebbare Veränderung.
Ich kann die Falken uneingeschränkt empfehlen.“